Eurokars Group of Companies Supplier Code of Conduct

(Version dated March 2023)
Trans Eurokars Pte Ltd and its subsidiaries (“Eurokars Group”) is committed to high standards of ethics and business conduct. We require our suppliers to not only comply with laws and regulations, but also integrate principles of sustainable development into all areas of their business. To this end, this Code of Conduct (“Code”) sets out a non-exhaustive list of ethical and business conduct requirements that we require all our suppliers to comply with.

This Code may be amended from time to time and the latest version is available at www.eurokarsgroup.com/code-of-conduct-suppliers/. This Code does not create any binding obligations on Eurokars Group of Companies.

1. Compliance with Laws and Regulations

  • 1.1

    Suppliers’ business operations, as well as all products and services supplied to Eurokars Group, must fully comply with the laws and regulations of the countries where suppliers’ operations are based, as well as where goods and services are provided to the Eurokars Group.

  • 1.2

    All financial and business records must be accurately maintained in accordance with applicable laws and regulations, as well as generally accepted accounting principles.

  • 1.3

    Fair competition must be practiced in accordance with local laws. Activity that restricts competition must be avoided. Commercial decisions, including prices, terms of sale, division of markets and allocation of customers, must be made independent of understandings or agreements with competitors.

  • 1.4

    Suppliers must respect the privacy of personal information of our employees and business partners and comply with all applicable laws and regulations on data protection .

  • 1.5

    Suppliers must comply with all applicable laws and regulations when importing and exporting products, services, technology and information.

2. Ethics and Conflict of Interest

  • 2.1

    Suppliers must comply with the Singapore Prevention of Corruption Act 1960, the UK Bribery Act 2010, the US Foreign Corrupt Practices Act, and any other anti-corruption and anti-bribery laws in countries where they operate.

  • 2.2

    Without prejudice to paragraph 2.1, Suppliers must conduct their business with integrity, transparency and honesty. They must not engage in any form of fraud, corruption, bribery, extortion or other behaviour involving the improper receipt of offer of benefits.

  • 2.3

    Any situation that has actual, perceived or potential conflict of interest must be disclosed to Eurokars Group.

  • 2.4

    Any information used by suppliers in their business relationship with Eurokars Group that is either not public and/or proprietary must be protected against loss and infringement. Any disclosure or use of such information other than for officially stated purposes must first be authorised by Eurokars Group.

  • 2.5

    Any form of relationship with a competitor, distributor, supplier, or any other entity with which Eurokars Group has a business relationship must not interfere with the provision of products and services to Eurokars Group and should demonstrate high standards of ethical business behaviour.

3. Workplace Health, Safety and Quality

  • 3.1

    Suppliers must have in place health and safety protection policies and management systems to provide a secure working environment. They must be designed to promote the general health of employees and reduce work-related injury and illness. For example, protective equipment and tools must be provided and replaced/ maintained regularly.

  • 3.2

    The safety of all products and services must be ensured through appropriate policies, implementation and monitoring.

  • 3.3

    Policies and management systems must be developed to ensure that the quality of all products and services are as specified in the supply agreement.

4. Environment

  • 4.1

    Local environmental laws and practices such as those pertaining to waste disposal, air emissions and pollution must be complied with. Suppliers must endeavour to minimize the impact of their operations on the environment.

5. Labour Standards

  • 5.1

    Suppliers’ employees must not be subjected to discrimination based on race, national origin, ethnicity, religion, gender, age, marital status, sexual orientation, disability or any other reason.

  • 5.2

    All of suppliers’ employees must meet the local legal minimum labour age.

  • 5.3

    Forced, coerced, bonded, indentured, involuntary prison labour or otherwise must not be used by suppliers.

  • 5.4

    Suppliers’ employees’ working hours, including considerations for voluntary overtime work, and the granting of leave of any form, must be in accordance with applicable local and/or national laws .

6. Subcontractors and Other Service Providers

  • 6.1

    Suppliers’ subcontractors and service providers must also adhere to the principles set out in this Code of Conduct.

  • 6.2

    Suppliers must pay their subcontractors and service providers accurately and promptly.

7. Communication, Documentation and Inspection

  • 7.1

    Suppliers’ employees must understand the requirements of this Code of Conduct, which must be made available in the local language where necessary.

EUROKARS GROUP KODE ETIK PEMASOK

Trans Eurokars Pte Ltd dan anak perusahaannya (secara bersama-sama disebut “Eurokars Group”) berkomitmen terhadap standar yang tinggi atas etik dan pelaksanaan bisnis. Kami mewajibkan para pemasok untuk tidak hanya patuh terhadap peraturan perundang-undangan, tapi juga mengintegrasikan prinsip pembangunan berkelanjutan dalam semua area bisnis mereka. Untuk tujuan tersebut, Kode Etik (“Kode”) ini memberikan daftar (bukan keseluruhan/non-exhaustive) dari persyaratan etik dan pelaksanaan bisnis yang kami wajibkan untuk dipatuhi oleh semua pemasok kami.

Kode ini dapat diubah dari waktu ke waktu dan versi yang terakhir tersedia pada www. eurokarsgroup.com/supplier-code-of-conduct/. Kode ini tidak menciptakan kewajiban yang mengikat bagi Eurokars Group.

1. Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan Perundang-undangan

  • 1.1.

    Operasional bisnis dari pemasok, serta semua produk dan jasa yang dipasok untuk Eurokars Group, harus sepenuhnya mematuhi peraturan perundang-undangan dari negara di mana operasional dari pemasok berada, serta di mana barang dan jasa disediakan untuk Eurokars Group.

  • 1.2.

    Semua catatan finansial dan bisnis harus dipelihara secara akurat berdasarkan peraturan perundang-undangan, serta prinsip akuntansi yang diterima umum.

  • 1.3.

    Persaingan usaha sehat harus dipraktikkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan lokal. Kegiatan yang membatasi persaingan usaha harus dihindari. Keputusan komersial, termasuk harga, syarat penjualan, harus diambil secara tanpa bergantung pada pemahaman atau kesepakatan dengan pesaing.

  • 1.4.

    Pemasok harus menghormati privasi informasi pribadi karyawan dan mitra bisnis kami serta mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku tentang perlindungan data.

  • 1.5.

    Pemasok harus mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku saat mengimpor dan mengekspor produk, layanan, teknologi, dan informasi.

2. Etika dan Konflik Kepentingan

  • 2.1.

    Pemasok harus mematuhi Undang-Undang anti-korupsi dan anti-suap di Indonesia, Undang-Undang Pencegahan Korupsi Singapura tahun 1960, Undang-Undang Suap Inggris tahun 2010, Undang-Undang Praktik Korupsi Asing Amerika Serikat, dan semua undang-undang anti-korupsi dan anti-suap di negara-negara tempat mereka beroperasi.

  • 2.2.

    Tanpa mengurangi ketentuan pada paragraf 2.1 di atas, Pemasok harus menjalankan bisnis mereka dengan integritas, transparansi, dan kejujuran. Mereka tidak boleh terlibat dalam bentuk penipuan, korupsi, suap, pemerasan, atau perilaku lain yang melibatkan penerimaan/penyediaan atas tawaran manfaat yang tidak patut.

  • 2.3.

    Setiap situasi yang memiliki konflik kepentingan yang aktual, yang dirasakan, atau yang mungkin terjadi harus diungkapkan kepada Eurokars Group.

  • 2.4.

    Setiap informasi yang digunakan oleh pemasok dalam hubungan bisnis mereka dengan Eurokars Group yang tidak bersifat publik dan/atau bersifat dimiliki harus dilindungi dari kehilangan dan pelanggaran. Setiap pengungkapan atau penggunaan informasi tersebut selain untuk tujuan resmi yang telah dinyatakan, harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari Eurokars Group.

  • 2.5.

    Setiap bentuk hubungan dengan pesaing, distributor, pemasok, atau entitas lain yang memiliki hubungan bisnis dengan Eurokars Group tidak boleh mengganggu penyediaan produk dan layanan kepada Eurokars Group, dan harus menunjukkan standar tinggi perilaku bisnis yang etis.

3. Kesehatan, Keamanan dan Kualitas Tempat Kerja

  • 3.1.

    Pemasok harus memiliki kebijakan perlindungan kesehatan dan keselamatan serta sistem manajemen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman. Kebijakan tersebut harus dirancang untuk meningkatkan kesehatan umum karyawan dan mengurangi cedera dan penyakit terkait pekerjaan. Contohnya, perlengkapan dan peralatan pelindung harus disediakan dan diganti/diperawat secara teratur.

  • 3.2.

    Keamanan semua produk dan layanan harus dipastikan melalui kebijakan, implementasi, dan pemantauan yang tepat.

  • 3.3.

    Kebijakan dan sistem manajemen harus dikembangkan untuk memastikan bahwa kualitas semua produk dan layanan adalah sesuai dengan yang dijelaskan dalam perjanjian/kontrak pasokan.

4. Lingkungan

  • 4.1.

    Peraturan perundang-undangan dan praktik lingkungan setempat, seperti yang terkait dengan pembuangan limbah, emisi udara, dan polusi, harus dipatuhi. Pemasok harus berusaha meminimalkan dampak operasi mereka terhadap lingkungan.

5. Standar Pekerja

  • 5.1.

    Karyawan pemasok tidak boleh mengalami diskriminasi berdasarkan ras, asal negara, etnis, agama, jenis kelamin, usia, status pernikahan, orientasi seksual, disabilitas, atau alasan lainnya.

  • 5.2.

    Semua karyawan pemasok harus memenuhi usia minimum kerja yang ditetapkan oleh hukum setempat.

  • 5.3.

    Pekerja paksa, yang dipaksa, terikat, perbudakan, tahanan paksa atau yang serupa dengan hal tersebut, tidak boleh digunakan oleh pemasok.

  • 5.4.

    Jam kerja karyawan pemasok, termasuk pertimbangan untuk lembur sukarela, dan pemberian cuti dalam bentuk apapun, harus sesuai dengan hukum lokal dan/atau nasional yang berlaku.

6. Subkontraktor dan Penyedia Layanan Lainnya

  • 6.1.

    Subkontraktor dan penyedia layanan dari pemasok juga harus mematuhi prinsip yang tercantum dalam Kode Etik ini.

  • 6.2.

    Pemasok harus membayar kontraktor dan penyedia layanan mereka dengan akurat dan tepat waktu.

7. Komunikasi, Dokumentasi dan Inspeksi

  • 7.1.

    Karyawan pemasok harus memahami persyaratan Kode Etik ini, yang harus tersedia dalam bahasa lokal jika diperlukan.